Nå er det nærmere tjue år siden jeg var med første gang og leverte utstyr og rigg til Trysilrypa, løpet som vanligvis samler hundrevis av sporty kvinner til løp i fjellet den første uka i september. Jeg hadde tidligere blitt hyret inn i forbindelse med noen sommerarrangementer som Nybergsund IL Trysil arrangerte. Daværende leder der, Helge Haugen, tok kontakt, og dette var starten på et fabelaktig godt samarbeid. Trysilrypa er et stort og krevende arrangement, det er mye som skal på plass for at det skal bli vellykket.
PRAKTISK I HUET
Helge er en fin fyr å dele tanker med. Han er kanskje ikke så praktisk i nævan men han er praktisk anlagt i huet. Og veldig dyktig både på å se løsninger, og å få folk til å samarbeide. Dette er jo et arrangement med mange forskjellige grupper, mye er dugnadsbasert i tillegg, og det er svært mange involvert i det totale bildet. Telt og toaletter er bare en brøkdel av det hele.
Helge og jeg har hatt en god dialog gjennom alle år, og tatt hverandres idéer og tanker videre med til alle involverte grupper for hver gang. Sammen har vi utviklet små forbedringer hvert år.
FLUA PÅ VEGGEN
Det er utrolig mange detaljer som skal klaffe, man må ha et overblikk, og samtidig er man avhengig av å ha flinke folk med på de rette plassene. Det er til de grader et teamarbeid. Min innsats er kun en liten del av hele arrangementet. Løyper skal merkes og prepareres ute i naturen, boder skal settes opp, det er mye logistikk hele uka gjennom, ikke bare på selve løpsdagen. Det er mange brikker som skal falle ned på riktig plass innen løperjentene entrer teltet.
Planleggingen begynner tidlig, kun kort tid etter arrangementet er gjennomført. Vi blir evaluert av deltakerne, og jeg opplever en stor lydhørhet blant både publikum og arrangører. De tar til seg synspunkter og tips for eventuelle endringer i forhold til gjennomføring, for de ønsker selvfølgelig å levere et så godt produkt som mulig, som både deltakere og organisatorer er fornøyd med. De lytter mer enn gjerne til praktikeren, som har erfaring. Siden jeg er der oppe under hele arrangementet blir jeg litt flue på veggen. Da ser man fort hvor det korker seg, og hvilke forandringer som kan gi bedre flyt.
VET HVOR TELTET SKAL STÅ
Men ingenting av dette er vanskelig med sånne oppdragsgivere i ryggen, der du føler en gjensidig tillit til hverandre og avtaler holdes. Det at vi kjenner hverandre så godt etterhvert avlaster mye. Sammen har vi mye erfaring og vi har opparbeidet en bred kunnskap. Vi vet hvor teltet skal stå, for å si det sånn.
Utfordringene er når det for eksempel kommer fem cm bløtsnø på morrakvisten når man skal rigge ned, noe som heldigvis skjer sjelden. Da blir det skikkelig grisete. Det er ikke alle vinterdekk som er skodd for dette føre. Og enkelte har fremdeles sommerdekk på den tida. Så vi har opplevd at bilene har ligget strødd både her og der innimellom. Det er ikke alltid værgudene er med oss. Det kan regne nedi lia, men kommer som snø på toppen. Da går alt tråere, det er relativt tungt å rigge ned teltduker på 100 kvadrat i utgangspunktet. Når værgudene slår seg vrange, går det utover dette blant annet. Men stort sett går det bra, og det er lett å levere tjenester til folk som er så selvgående.
DET GODE RYKTET
Trysilrypa er en av de største kundene Scenemontage har, i tillegg til Grueturneringen, Vinjerock og Over Oslo. Helge Haugen har vært koordinator for Trysilrypa helt fra starten og er blant annet ansvarlig for å fordele oppgaver på de ulike gruppene, og organisere dugnadsgjenger. Da han kontaktet Ulf, hadde Scenemontage allerede et godt rykte som lå foran ham i løypa: Han hadde levert toaletter og scene til Knettsetra en påske. Dit opp kommer man bare med snøscooter, tråkkemaskin eller ski. Helge så ingen grunn til å gå over bekken etter vann.
KJERNEKAR OG ARRANGEMENTSGURU
– Ulf Ekåsen hadde allerede innpass her, og bra omdømme. Han er et mønstermenneske, og rett og slett en kjernekar. Det er aldri noe tull. Han er løsningsorientert, rolig og avbalansert. Vi stiller vanligvis med nye folk hvert eneste år på dugnader. Det stiller en del krav til sjefen for opp- og nedrigg. Men det går så greit med Ulf. Han har også en god nese for å forutse ting og se hele bildet. I fjor skrev jeg en totalplan for hele arrangementet, fra planlegging til gjennomføring med kjøreplan for alle ledd. Da er det lettere å ha ansvaret for alle innleide enheter, slik at de vet hva de skal gjøre når. Mye av dette er basert på den kunnskapen vi har opparbeidet oss sammen med Ulf gjennom disse årene. Det finnes jo ikke så mye som en vaffelbit der oppe i Fageråsen, absolutt alt av utstyr må opp og ned. Vi er veldig glad for å ha Ulf med oss, han er en skikkelig arrangementsguru, avrunder Helge Haugen.
